Depuis le 1er janvier 2003, l'échange de données entre les organismes de sécurité sociale et le secteur privé a subi d'importants changements. L'envoi d'informations, de même que la déclaration de risques, passent dans bien des cas impérativement par le site Portail de la Sécurité Sociale. Cette évolution notable s'inscrivait dans le cadre du projet d' e-government de la sécurité sociale, qui permet d'alléger considérablement les obligations administratives des employeurs.

Une administration allégée

En adoptant l’e-government, les pouvoirs publics entendent simplifier considérablement les obligations administratives des employeurs.

La règle de trois
- DIMONA (Déclaration IMmédiate - ONmiddellijke Aangifte)
- DMFA (Déclaration Multifonctionnelle - Multifunctionele Aangifte)
- DRS (Déclaration de Risque Social)

Déclaration d'accidents du travail
Une nouvelle version est d'application à partir du 1 er janvier 2008.
Des innovations ont ainsi été introduites en ce qui concerne:
- les données de l'entreprise
- les données du travailleur
- les données liées à l'indemnisation
- les données relatives aux circonstances de l'accident
- les données relatives aux conséquences de l'accident
- les données relatives à la prévention

version pdf de la déclaration A.T.

Où trouver quoi?

Une administration allégée

En adoptant l'e-government, les pouvoirs publics entendent notamment simplifier, et dès lors accélérer, considérablement les obligations administratives des employeurs. Le projet s'articule autour de trois volets:
- la généralisation de la déclaration électronique de l'emploi (DIMONA)
- l'introduction de la déclaration ONSS électronique et multifonctionnelle (DMFA)
- la simplification et l'informatisation de la déclaration de risque social (DRS)

Le projet d'e-government concerne maintes parties issues tant du secteur public que du privé. Bien qu'il ne prévoie pas l'accès direct aux fichiers de la sécurité sociale pour les assureurs accidents du travail, ceux-ci disposeront d'un droit de consultation des informations relatives aux victimes par le biais du Fonds des accidents du travail (FAT) et de la Banque carrefour de la sécurité sociale (BCSS). Les informations communiquées seront, cela va de soi, impérativement nécessaires au traitement des dossiers.
 

La règle de trois

Le projet d'e-government pour la sécurité sociale se décline donc en trois volets principaux:
 
- DIMONA (Déclaration IMmédiate - ONmiddellijke Aangifte)
La DIMONA permet aux employeurs de communiquer immédiatement le début et la fin d'une relation de travail aux instances publiques intéressées. Depuis le 1er janvier 2003, cette déclaration est introduite par voie électronique, via le Portail de la Sécurité Sociale ou, pour les grandes entreprises, par le biais du transfert de fichiers (file transfert FTP).
 
- DMFA (Déclaration Multifonctionnelle - Multifunctionele Aangifte)
La déclaration à l'ONSS permet aux employeurs de communiquer, chaque trimestre, les noms, fonctions, données salariales et de temps de travail se rapportant à leurs travailleurs. Au 1er janvier 2003, la version papier a définitivement été remplacée par une déclaration électronique multifonctionnelle remaniée sur les plans à la fois du contenu et de la structure et qui, elle aussi, est introduite via le site www.securitesociale.be. Les grandes entreprises peuvent toujours avoir recours au transfert de fichiers. La DMFA devient donc la plate-forme de contact entre l'employeur et tous les organismes de sécurité sociale, la déclaration électronique évitant désormais à l'employeur de devoir communiquer une même information à plusieurs instances. Depuis le mois d'avril 2004, les données salariales et de temps de travail peuvent être utilisées par les compagnies d'assurances pour le calcul du salaire de base en vue du paiement de l'indemnité d'accident du travail. Les compagnies peuvent par ailleurs procéder au décompte des primes effectué en fin d'année sans avoir à réclamer à l'employeur les données salariales qui, en principe, sont elles aussi tenues à leur disposition.
 
- DRS (Déclaration de Risque Social)
La déclaration des risques inhérents au travail (licenciement, accident du travail, maladie de longue durée, chômage temporaire, accident de la vie privée) a été simplifiée et informatisée. Depuis le 1er janvier 2003, une nouvelle procédure de déclaration de risque social (par voie électronique ou par transfert de fichiers) est progressivement introduite dans tous les secteurs de la sécurité sociale. Les accidents du travail sont les premiers concernés.
 

Quand?	Quoi?	Comment?
01-01-2003	- DIMONA - DMFA - Intégration du secteur accidents du travail dans la déclaration DMFA à destination de l'ONSS	Voie électronique
01-01-2003	Nouveau modèle de déclaration d'accidents du travail (contenu + forme) Transmission de la déclaration d'accidents du travail	Voie électronique/ formulaire papier
01-01-2005	Adaptation du modèle de déclaration d’accidents du travail	Voie électronique/ formulaire papier
01-01-2008	Adaptation du modèle de déclaration d’accidents du travail	Voie électronique/ formulaire papier
2003-2008	Intégration progressive de la DRS dans les autres secteurs (chômage, assurance maladie, ...)	Voie électronique

 

Déclaration d'accidents du travail: un autre modèle

Le formulaire de déclaration d'accidents du travail, introduit le 1er janvier 2003 dans le cadre du projet d'e-government et de la déclaration de risque social (DRS) a été modifié le 1er janvier 2008. Les sinistres peuvent néanmoins continuer à être déclarés par la voie traditionnelle - cette mesure étant même obligatoire dans certains cas. Toutefois, les nombreux avantages liés à l'utilisation du guichet virtuel de la sécurité sociale ne peuvent qu'inciter les intervenants concernés à adopter ce mode de communication.
 

La déclaration électronique d'accidents du travail via le Portail de la Sécurité Sociale entraîne, pour les parties concernées, un gain de temps et une diminution de la charge de travail considérables.

L'intégralité des données relatives à l'entreprise concernée par un accident du travail et à ses travailleurs sont en effet centralisées au niveau de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale, de sorte qu'il n'est plus nécessaire de les compléter à plusieurs reprises. Le numéro d' entreprise sert à l'identification; il est indispensable au transfert des informations.
 
Il est essentiel que l'employeur complète correctement la déclaration de risque social en général, et la déclaration d'accident du travail en particulier. Outre que la précision des données permet l'établissement de statistiques accidents correctes, elle évite surtout les retards en matière d'ouverture et de traitement du dossier ainsi que d'éventuelles interruptions du paiement des indemnités à la victime ou à ses ayants droit.

Le formulaire de déclaration: ce qui a changé au 1er janvier 2008

D'une manière générale: simplification et aménagement des différents champs afin d'obtenir une harmonisation entre la fiche accident et la déclaration d'accidents du travail.

Les données de l'entreprise
- le numéro de l'ONSS, le numéro d'entreprise
- ajout du numéro d'unité d'établissement
- le code NACE ne doit plus être rempli
- le numéro de compte de l'entreprise
- introduction des codes IBAN et BIC, qui ne sont obligatoirement à indiquer qu'à partir du 1er janvier 2011
Les données du travailleur
- l'échange électronique des données entre les entreprises d'assurances et les mutuelles était prévu fin 2007, mais n'est pas encore opérationnel. Jusqu' à la mise en service, une zone temporaire pour indiquer le nom de la mutuelle apparaît à la fin du formulaire
- un champ «durée du contrat du travail» a été ajouté
- afin d'harmoniser la terminologie de la déclaration et de la DRS, les termes «date de fin du contrat» sont remplacés par «date de sortie de service»
- en plus de la rubrique «profession habituelle dans l'entreprise », est ajoutée la rubrique «durée d'exercice de cette profession». Par contre, dans le volet «prévention», les données liées à l'ancienneté ne sont plus demandées
- les rubriques concernant le travail intérimaire sont présentées de la même façon que celles qui ont trait au travail en sous-traitance
Les données relatives à l'accident
- les données concernant le lieu de l'accident sont restructurées
- type de poste de travail (données Eurostat)
Les données relatives aux conséquences de l'accident
- indication de la date de reprise effective du travail. L'ajout de cet élément uniformise le formulaire de la déclaration de l'accident du travail au formulaire de la déclaration du travail simplifiée
Les données relatives à la prévention
- une liste de cases à cocher existe sur les moyens de protection
- le champ concernant le risque propre à l'entreprise devient facultatif (à remplir si vous souhaitez que nous vous fournissions des statistiques propres à votre entreprise)
Les données relatives à l'indemnisation
- la catégorie «stagiaire non rémunéré» est ajoutée à la zone «code de travailleur de l'assurance sociale» (catégorie professionnelle)
- commission sous-paritaire: le numéro à indiquer est celui du glossaire de la DMFA


Pour plus d'informations au sujet du formulaire de déclaration (électronique/papier), surfez sur le Portail de la Sécurité Sociale.

La déclaration simplifiée

Pour les accidents du travail entraînant moins de 4 jours d’incapacité le formulaire de la déclaration simplifiée peut  être utilisé.
Pour ces cas, le formulaire de déclaration n’est pas disponible en version papier.  
Ce formulaire a également été modifié le 1er janvier 2008 par analogie aux modifications de la déclaration de l’accident du travail.

Où trouver quoi?

Sur le site de l'Office national de sécurité sociale
- Renseignements d'ordre général
- Instructions aux employeurs
- L'e-government de la sécurité sociale
- Glossaire
- La déclaration de risque social (DRS)
- La déclaration d'accidents du travail
- La déclaration multifonctionnelle (DMFA)
- La déclaration immédiate d'emploi (DIMONA)
Sur le portail de la sécurité sociale
- Présentation de la sécurité sociale
- Rubrique «employeur»
- Déclaration de risque social
- Accidents du travail
- Expédition électronique des déclarations
Sur e-gouvernement.be
- La présentation du projet d'e-government
Sur le site de la Banque carrefour de la sécurité sociale
- Informations sur la Banque carrefour de la sécurité sociale
Sur le site du Fonds des accidents du travail
- Le formulaire de déclaration d'accidents du travail
 
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