Bâtiments publics sinistrés, activité réduite ou à l’arrêt…

Une forte tempête arrache la toiture de votre maison de repos, le dernier étage est sous eau. En plus de la reconstruction aux normes actuelles, un déménagement s’impose.

Cela occasionnera des frais supplémentaires. Est-ce prévu au sein du contrat d’assurance ? Et comment vous organiserez-vous ? Vous pouvez reloger les résidents concernés dans une autre aile, pour autant qu’ils ne s’y trouvent pas trop à l’étroit. Plus les travaux de remise en état dureront, plus vous aurez à gérer les frustrations, les mécontentements et la qualité du service risque bien d’en pâtir.

M. Benoît Spruytte est expert et administrateur au sein du bureau d’expertise Simon, Spruytte & C°, un bureau qui a la reconnaissance des assureurs depuis plus de 55 ans : « Peut-être êtes-vous déjà sensibilisé à ce type de risque et avez-vous organisé le recours à une procédure bien établie pour stopper l’hémorragie des dommages à la suite d’un sinistre conséquent de type incendie, tempête, dégâts des eaux… Parce qu’il est difficile de poursuivre l’activité sans bâtiment, vous avez entre autres désigné un responsable capable de prendre les choses en mains afin de répondre aux urgences, soit en interne soit en externe (bureau de coordination ou d’architectes…). Généralement, vous pouvez vous reposer sur leur carnet d’adresses pour dénicher des sociétés auxquelles on ne pense pas toujours : dans l’urgence, il s’agit de déplacer les résidents d’un lieu à l’autre, mettre en place des mesures de sauvegarde complémentaire, poser une bâche, évacuer l’eau… ». Mais ce type de recours à une équipe figure-t-il dans les postes de frais prévus dans votre contrat d’assurance ?

Estimer tout ce qui peut venir gonfler les frais

À côté des indemnisations attendues et définies par votre contrat d’assurance, il peut rester plusieurs postes de coûts supplémentaires à estimer. Certains postes peuvent être assurés, d’autres non. Voici quelques postes à prendre en compte dans votre estimation.

1. La configuration actuelle des locaux n’est plus conforme aux réglementations actuelles. Des frais supplémentaires de réaménagement d’un bâtiment seront nécessaires pour remettre le bâtiment endommagé en service. De plus, la chaudière qui n’est plus aux normes, devra être remplacée par une chaudière à condensation qui pourrait être assimilée à une amélioration non couverte par votre contrat d’assurance.
2. Les améliorations imposées ou non par des contraintes règlementaires (isolation de la toiture, des murs, triple vitrage…) se révèleront être un surcoût inattendu au moment de la rénovation. Selon les garanties assurées, certaines pourront être couvertes par votre contrat d’assurance. D’autres nécessiteront un budget spécifique si elles ne peuvent être reprises dans celui-ci.
3. Le chômage immobilier en vertu duquel l’équivalent du loyer vous sera versé pour occuper un autre espace le temps de la reconstruction.
4. Les frais de déplacement du personnel administratif et des résidents de la maison de repos sinistrée.
5. Les frais de déplacements des équipes, comme la mise en place d’une navette quotidienne.
6. Les pertes de données informatiques ayant parfois une importance vitale sont souvent à l’origine de frais supplémentaires conséquents (frais de recherche, frais de récupération de données, intervention de techniciens venus de l’étranger…).
7. Les frais de déblaiement, de transfert de lignes téléphoniques, de déplacement des installations, de transfert d’équipements d’un endroit à l’autre.
8. Les effets personnels de vos collaborateurs et de vos résidents.
9. Le salaire de vos collaborateurs à couvrir si vous deviez connaître une activité réduite le temps de la reconstruction.

Pour les maisons de repos, la perte est difficile à chiffrer. « La législation des subsides des homes n’est pas évidente à comprendre : selon le nombre et le type de lits et de chambres, les subsides varient. Parfois, il faut recourir à un expert-comptable et le calcul ne s’avère pas toujours conforme aux conditions de la police d’assurance. Sur quels revenus pourrez-vous encore compter le temps de la rénovation, à quelles dépenses imprévues serez-vous exposé ? Des questions auxquelles il vaut toujours mieux avoir réfléchi avant car il s’agit d’assurer la même qualité de service dans des conditions devenues difficiles. A côté des considérations financières, c’est l’humain qu’il faut gérer », poursuit l’expert.

Outre la nécessité de faire l’inventaire des frais supplémentaires auxquels vous pourriez être exposés à la suite d’un sinistre important, il importe de se poser un certain nombre de questions.

1. Avons-nous mis à jour la valeur de nos bâtiments, de notre mobilier, équipements et objets de valeur ? Les montants assurés sont parfois étonnamment inférieurs ou supérieurs à ce que l’on pense.
2. Le risque de pertes de données informatiques qui pointe l’importance de back up réguliers. Aucun assureur ne peut couvrir une perte de données irrécupérables. Les procédures ont-elles été appliquées ? A vérifier toutefois, peut-être sont-elles maintenues à jour de manière centralisée par un partenaire externe spécialisé en sécurité informatique.
3. Avons-nous pensé à la durée de reconstruction ? Bien sûr, l’expert tiendra compte du délai nécessaire pour obtenir les autorisations de reconstruction. « Maintenant, si les travaux requièrent plusieurs améliorations en vertu d’une nouvelle législation et/ou s’il faut entamer plusieurs procédures de marché public pour les mener à bien, la période d’indemnisation des frais supplémentaires devra être rallongée d’autant. Ce délai supplémentaire est-il pris en compte par votre contrat ? », poursuit l’expert.
4. Avons-nous pensé à prévenir notre assureur avant d’entamer des travaux, même pour un chantier de rénovation de moyenne importance ? Benoît Spruytte : « lors du remplacement d’une partie de la tuyauterie, oublier de sertir un tuyau, c’est vite arrivé et c’est tout l’immeuble qui est inondé… Le recours contre la partie responsable n’est pas gagné d’avance. Votre assureur incendie n’est pas censé intervenir s'il n’a pas été prévenu à temps. Cela peut entraîner des frais supplémentaires (surprime), c’est vrai, mais cela évite surtout des discussions inutiles au moment du sinistre ».
5. Et la prévention ? Benoît Spruytte : « Nous rencontrons souvent des stockages inadéquats d’archives. Ce sont parfois des reconstitutions de données importantes qui sont en jeu. Une inondation dans les caves d’une école entraine la disparition des bulletins et des examens scolaires des élèves. A priori, c’est plutôt jugé embêtant même si le risque reste faible que la Communauté française procède à une vérification. Pour objectiver, il faut pouvoir se dire raisonnablement quels sont les documents que nous ne devons absolument pas perdre comme l’historique de la commune ou encore des dossiers de patients qui ne seraient toujours pas informatisés… ».

En conclusion, gouverner, c’est prévoir. C’est mettre en place les actions qui éviteront d’abord au sinistre d’avoir lieu. Ensuite, c’est penser à un plan B qui inclura votre assureur. Faites-en votre partenaire : il sera ainsi en mesure de vous accompagner au mieux dans les moments difficiles. Cela commence par une réflexion en amont. Votre personne de contact peut vous conseiller à ce sujet.