Déclaration relative à l’identité des bénéficiaires

Identification : pourquoi et comment?

Ces dernières années, on a accordé beaucoup d'attention, tant au niveau national qu'international, à la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.

Pourquoi l'identification est-elle nécessaire ?

Un des principes de base des directives européennes et des lois nationales en la matière est le "connaissez-vos-clients". Ce principe implique e.a. que la banque/l'assureur vie doit obligatoirement pouvoir identifier totalement ses clients. Si le client est une personne physique, cela se fait évidemment à l'aide de la carte d'identité. En cas d’organisations, c'est plus compliqué : il faut alors identifier lesdits ‘bénéficiaires effectifs’. Il s'agit des personnes physiques pour lesquelles les transactions sont finalement réalisées. Il peut s'agir par exemple des propriétaires, ou des administrateurs, en passant ou non par des sociétés intermédiaires.

L'obligation d'identifier s'applique aux nouveaux clients, mais aussi à tous les clients existants (donc ceux qui étaient déjà clients avant l'entrée en vigueur de la loi et qui n'ont donc pas encore complété la nouvelle déclaration). En outre, l'obligation s'applique à toutes les banques/assureurs vie où le client est enregistré.

La définition de bénéficiaire effectif diffère selon le type d'organisation (société, asbl, fondation, association de fait,…). Vous trouverez tous les détails sous la rubrique ‘Qui sont les bénéficiaires effectifs?’.

Comment se déroule l'identification ?

Pour les nouveaux clients, l'enregistrement du (des) bénéficiaire(s) effectif(s) se fait automatiquement à l'entame de la relation client. Cela se fait sur base d'une déclaration concernant l'identité du(des) bénéficiaire(s) effectif(s) et d'une copie des preuves d’identité. Veillez dès lors à avoir une copie recto-verso des preuves d’identité de tous les bénéficiaires effectifs lorsque vous venez ouvrir un compte.

Aux clients existants n'ayant pas encore remis cette déclaration, il leur sera demandé de le faire en complétant la déclaration via ce site internet, en l'imprimant et en la renvoyant signée.

Quid si la banque/assureur vie ne reçoit pas l’information à temps ?

Si la banque/l'assureur vie n’est pas en possession de la déclaration sur les bénéficiaires effectifs, le législateur l'oblige alors à réagir. Cela peut aller du blocage du compte à la suppression de la relation client.

Qui sont les bénéficiaires effectifs ?

La loi fait la distinction selon le type d'organisation. La définition de bénéficiaire effectif est expliquée par type ci-dessous. Les informations détaillées sur qui est considéré comme bénéficiaire effectif et quelles cases vous devez cocher et compléter dans la déclaration se trouvent dans les cases mêmes et/ou dans les annexes faisant partie de cette déclaration.

Sociétés

Les bénéficiaires effectifs d’une société sont les personnes physiques qui, agissant séparément ou ensemble, détiennent directement ou indirectement, en droit (selon les statuts ou en fonction des parts) ou en fait (selon le pouvoir décisionnel), le contrôle final sur la société. Par contrôle, on entend la compétence, en droit ou en fait, de pouvoir influencer la désignation de la majorité des administrateurs ou des gérants de la société ou l'orientation de sa politique. Il y a deux catégories de bénéficiaires effectifs:

Les actionnaires à 25% au moins

La ou les personnes physiques propriétaires ultimes d’au moins 25% des parts ou des droits de vote de la société, ou qui détiennent directement ou indirectement ce pourcentage.
Si un actionnaire à 25% au moins n’est pas une personne physique mais une autre société ou construction juridique, il faut alors en identifier les personnes physiques bénéficiaires effectives.
Si aucun actionnaire final ne répond à la définition d'‘actionnaire à 25%’, alors seuls les décideurs sont repris comme bénéficiaires effectifs (voir ci-dessous).

Les décideurs

Sont considérés comme décideurs:

la ou les personnes physiques qui remplissent un mandat au sein de l’organe d’administration de la société (par exemple le gérant d’une sprl ou l'administrateur d'une sa). Tous les titulaires d'un mandat au niveau de l’organe d’administration doivent être mentionnés avec leur fonction respective.
la ou les personnes physiques qui, agissant ensemble ou séparément, exercent directement ou indirectement le contrôle de fait sur la société sans détenir nécessairement au moins 25% des parts de la société ni un mandat au sein de l’organe d’administration.

Autres constructions juridiques avec ou sans personnalité juridique

On distingue ici aussi deux catégories de bénéficiaires effectifs:

Les bénéficiaires à 25% au moins

si les futurs bénéficiaires ont déjà été désignés: le ou les personnes physiques qui sont bénéficiaires d’au moins 25% du patrimoine de la construction juridique ; ou
si les personnes physiques qui sont les bénéficiaires de la construction juridique n'ont pas encore été désignées : le groupe de personnes dans l’intérêt duquel la construction juridique a été principalement constituée ou est principalement active. Il n'est alors bien sûr pas nécessaire de fournir une copie du document d'identité de ces bénéficiaires.
si aucun bénéficiaire ne répond à la définition de ‘bénéficiaire d’au moins 25%’ ou si le seul bénéficiaire d’au moins 25% est la construction juridique elle-même, alors seuls les décideurs sont repris comme bénéficiaires effectifs (voir ci-dessous).

Les décideurs

Sont considérés comme décideurs:

Si la construction juridique est une personne morale, les décideurs sont la ou les personnes physiques qui remplissent un mandat au sein de l'organe d’administration. Tous les titulaires d'un mandat au niveau de l’organe d’administration doivent être mentionnés avec leur fonction respective.
Si la construction juridique n’a pas la personnalité juridique, les décideurs sont la ou les personnes physiques qui ont le pouvoir d’exercer une influence sur sa gestion.
Pour toute construction juridique, il faut aussi considérer comme décideurs la ou les personnes qui apportent un patrimoine dans la construction juridique et qui peuvent exercer un contrôle sur son utilisation.

Si un bénéficiaire effectif est à son tour une société ou une autre construction juridique, il faut alors mentionner les personnes physiques qui en sont les bénéficiaires effectifs, quel que soit le nombre de pas intermédiaires. Dans ce cas, il peut être utile d'ajouter un organigramme de la structure.

La déclaration

Téléchargez et complétez ici la déclaration liée à l'identité du(des) bénéficiaire(s) effectif(s) de votre organisation :

Déclaration Banque

FR
NL
DE
UK

Déclaration assurance vie

FR
NL

Pour améliorer la lisibilité et éviter les fautes de lecture, il vaut mieux compléter l'attestation dans l'écran et l'imprimer par la suite.

Il suffit de cliquer une fois dans une case pour pouvoir y introduire des données.

Quelles étapes devez-vous suivre ?

Faites compléter la déclaration par le(s) représentant(s) de l'organisation ;
Imprimez ensuite la déclaration ;
Demandez à un représentant de l'organisation de signer la déclaration ;
Ajoutez la(les) copie(s) requise(s) (recto/verso) des preuves d’identité de tous les bénéficiaires effectifs ;
Faites parvenir le tout à AXA :

Pour la déclaration 'banque' :

par mail à organisations.bank@axa.be
par fax au 03.247.75.16
par la poste à AXA Bank Europe SA, CI (B21/486), Grotesteenweg 214, 2600 Berchem

pour la déclaration 'assurance vie' :

par mail à life.selfemployed@axa.be
par fax au n° 078/150.126
par la poste à AXA Belgium, Place du Trône 1, 1000 Bruxelles

Si vous avez des questions sur le complètement de la déclaration, n'hésitez pas à contacter votre agent bancaire AXA ou courtier d'assurances.

FAQ

Pourquoi la banque/l'assureur vie demande-t-elle/il des informations sur les bénéficiaires effectifs ?

Depuis la dernière modification de la loi relative à la lutte contre le blanchiment en 2010, la banque/l'assureur vie est obligé(e) d'identifier le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) de ses clients. Il s’agit d'une obligation européenne pour toutes les banques/les assureurs vie européens.

De quelle loi s'agit-il?

Loi belge du 11 janvier 1993 (pdf, 64 pages), modifiée pour la dernière fois le 18 janvier 2010, relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et plus particulièrement l'art. 8.
L'arrêté royal du 16 mars 2010 pour approbation du règlement de la Commission Bancaire, Financière et des Assurances, relatif à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
La circulaire 2010-09 du 6 avril 2010 (pdf, 89 pages) de la Commission Bancaire, Financière et des Assurances, relative à l’obligation de vigilance à l’égard de la clientèle, à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme.

Toutes les personnes qui sont bénéficiaires effectifs de ma société ou une autre construction juridique auprès de la banque sont déjà connues comme mandataires du compte. Dois-je alors encore compléter l'attestation ?

Les mandataires du compte ne sont pas nécessairement aussi les bénéficiaires effectifs du client. Il faudra donc toujours remettre la déclaration. C'est le seul moyen pour la banque de savoir s'il s'agit de la même personne.

Nous sommes une asbl et devons communiquer nos bénéficiaires effectifs, mais il n'y en a pas dans une asbl. Que faire ?

Le législateur stipule que les bénéficiaires effectifs peuvent être tant les actionnaires que les décideurs. Il va de soi que pour une asbl, ce ne seront pas des actionnaires mais des décideurs.

Dans ce cas, il ne faut mentionner que les personnes qui contrôlent l'asbl (président, secrétaire, membres du comité, directeurs généraux,…).

Nous sommes une association de fait et devons communiquer nos bénéficiaires effectifs, mais il n'y en a pas dans une association de fait. Que faire ?

Une association de fait se caractérise par une situation de fait où plusieurs personnes forment ensemble une association, sans pour autant prendre une forme juridique prévue par la loi.

Le législateur stipule que pour les associations de fait, les bénéficiaires effectifs sont les personnes qui contrôlent l'association. Il peut s'agir du président, de membres du comité, etc.

Nous sommes une société de droit étranger, sommes-nous aussi soumis à cette obligation légale?

La loi anti-blanchiment belge s'applique à toutes les banques /les assureurs vie belges et leurs clients. Le fait que vous ayez une forme juridique étrangère ne vous libère pas de l'obligation de publier vos bénéficiaires effectifs.

Ces informations sont-elles demandées uniquement par AXA Banque ou AXA Belgium ?

Comme il s'agit ici d'une obligation légale, toutes les banques/les assureurs vie belges sont obligés de réclamer ces informations.

De plus, cette obligation est imposée à la Belgique par une directive européenne. Pas seulement les banques ou les assureurs vie belges, mais aussi les banques ou les assureurs vie des autres pays membres de l'UE sont obligés d'identifier les bénéficiaires effectifs de leurs clients.

Que va faire la banque/l'assureur vie si je ne transmets pas ces informations ?

Le législateur nous oblige à réagir lorsque nos clients ne nous communiquent pas leur(s) bénéficiaire(s) effectif(s). Cela peut aller du blocage du compte à la suppression de la relation client, en fonction de la gravité des faits.

Quels documents d'identification dois-je ajouter à la déclaration ?

La banque/l'assureur vie doit recevoir une copie d’un document d'identification de tous les bénéficiaires effectifs. Pour les Belges, il s'agit d'une copie du recto-verso de la carte d’identité (électronique) et pour les étrangers d'une copie du passeport international.

Que dois-je faire une fois l’attestation complétée ?

Vous pouvez transmettre l'attestation de différentes manières.

Pour la déclaration 'banque':

par mail à organisations.bank@axa.be
par fax au 03.247.75.16
par la poste à AXA Bank Europe SA, CI (B21/486), Grotesteenweg 214, 2600 Berchem

pour la déclaration 'assurance vie':

par mail à life.selfemployed@axa.be
par fax au n° 078/150.126
par la poste à AXA Belgium, Place du Trône 1, 1000 Bruxelles

Que fera AXA Banque ou AXA Belgium avec ces données ?

La banque/l'assureur vie est légalement obligé(e) de conserver les données jusqu'à 5 ans après l'arrêt de la relation clients. Les données du(des) bénéficiaire(s) effectif(s) ne sont pas communiquées aux tiers, sauf si la banque/l'assureur vie est légalement obligé(e) de communiquer les informations.

Quid lorsque les bénéficiaire effectifs (actionnaires et/ou administrateurs) changent avec les années ?

Vous devez informer la banque/l'assureur vie de tout changement qui a une influence sur vos bénéficiaires effectifs. Vous devez vous-même en prendre l'initiative. Un nouvel exemplaire de l'attestation est toujours disponible sur ce site internet ou via votre agent bancaire AXA ou courtier d'assurances.

Qui doit signer cette déclaration ?

La déclaration doit être signée par une personne habilitée à représenter l’organisation par rapport aux tiers.

Identité des bénéficiaires