De startersgids: uw stappenplan om te starten als zelfstandige

Neem de tijd om zorgvuldig te kiezen, want hij wordt uw onmisbare partner in veel stappen van uw ontwikkeling. Hij bespaart u niet alleen een hele hoop administratieve rompslomp, maar ook geld. Kies daarom voor een boekhouder in uw buurt met expertise in uw activiteitendomein.

Hoe vindt u nu die ideale match? Vraag vooral even rond bij collega-ondernemers in uw vriendenkring of familie. De beste referenties krijg je immers vanuit de eerste hand. Kent u mensen in een gelijkaardige branche als de jouwe? Start dan bij hen.  

• Stel een duidelijk en sterk en financieel plan op

  
  Denk na over uw commerciële strategie. Onderscheid u van uw concurrenten: kies een duidelijke positionering die uw toegevoegde waarde in de verf zet. Uw ondernemingsplan zal u helpen om de banken en andere mogelijke partners gemakkelijker te overtuigen, onder meer dankzij het financiële plan dat er deel van uitmaakt. Kan u wel wat inspiratie gebruiken bij het opstellen van beide? Ontdek in ons specifieke artikel over dit onderwerp wat het verschil is tussen het ondernemingsplan en financieel plan en welke vragen u zich kan stellen om beide vorm te geven.
  
  

• Verzeker u ervan dat u aan alle eventuele wettelijke voorwaarden voldoet

  
  Om als zelfstandige te starten, moet u aan enkele voorwaarden voldoen. Zo moet u bijvoorbeeld de rechtsbevoegdheid hebben om de activiteit uit te voeren:
  
  
  • minstens 18 jaar oud zijn*;
  • uw burgerlijke en politieke rechten genieten (een strafrechtelijke veroordeling verbiedt elke vorm van zelfstandige arbeid tijdens het vonnis);
  • wettelijk bevoegd zijn: d.w.z. niet wettelijk onbekwaam zijn verklaard, geen verbod hebben gekregen om uw activiteit uit te oefenen en niet onder gerechtelijk toezicht staan.
  Lees er ook de administratieve procedures even op na (punt 6 en 7 in dit artikel). Tot slot, check zeker af of uw activiteit een toegang tot het beroep vereist (zoals dat bijvoorbeeld het geval is voor slagers).
  
  *Bent u nog student en wil u alvast uw zaak opstarten? In het artikel over het statuut Student-zelfstandige  vindt u de voordelen van dit statuut.
  
  

• Stel de fiscale vragen niet uit tot later

  
  De optimalisatie van uw inkomsten, de mogelijke oplossingen in het geval van verliezen, uw pensioenplan, ... al die aspecten kunnen een impact hebben op de volgende stappen. Praat er dus over met uw boekhouder.
  
  

• Zoek ideale locatie

  
  Als u een vrij beroep hebt, ontvangt u uw klanten misschien thuis of in een bestaande praktijk. En als u een dienst verleent, doet u dat waarschijnlijk bij uw klanten. Maar als u samen met andere collega's van start gaat of een winkel opent, zult u passende locatie nodig hebben. Dit kan een charmant handelspand zijn, moderne horeca, een kantoor voor jezelf (denk ook aan co-workingspaces) en je medewerkers, een loodsom voorraad in te stockeren of zelfs een volledig bedrijfsgebouw. Houd bij de keuze rekening met uw mogelijke groei op middellange termijn, maar blijf binnen de grenzen van uw budget!
  
  

• Kijk of u personeel moet aanwerven

  
  Analyseer uw mogelijkheden, afhankelijk van de vereisten van uw activiteit, en beslis of u een of meer medewerkers kan/moet aanwerven. Informeer u over alle aspecten die een aanwerving met zich meebrengt:
  
  
  • Welk arbeidsstatuut kies je?
  • Kies je voor een vol- of deeltijdse werknemer?
  • Hoeveel kost een werknemer en hoeveel moet je medewerker verdienen?
  • Wat met jouw bezoldiging?
  • Hoe kunt je de totale loonkosten drukken?
  • Wat moet je regelen vóór de eerste werkdag?
  • Wat als jouw werknemer niet werkt?
  • Wie zal de lonen berekenen?
  Voor hulp bij deze vragen kan u terecht bij uw sociaal verzekeringsfonds (zie verder) of bij uw boekhouder.
  
  

• Bepaal uw handelsnaam en uw firmanaam

  
  Kies voor uw onderneming een handelsnaam die uw (toekomstige) klanten gemakkelijk kunnen onthouden, die verband houdt met uw activiteit en nog niet door een directe concurrent wordt gebruikt. Wij raden trouwens aan dat u de naam door een erkend bureau laat registreren na een mededingingsonderzoek.
  Uw firmanaam identificeert de rechtspersoon die officieel wordt vermeld in de statuten van uw activiteit die in het Belgisch Staatsblad worden gepubliceerd. Uw handelsnaam (of -namen als u meerdere activiteiten wil onderscheiden) kan hiervan afwijken.

Als u een meer grootschalige activiteit of een handelszaak start, moet u ook onderzoeken langs welke kanalen u investeerders zult vinden. Wist u dat er voor starters heel wat specifieke initiatieven bestaan? We sommen er enkele op:

• Startlening+: De Startlening is een aantrekkelijke en uiterst soepele formule om je als zelfstandige te vestigen of om een onderneming op te richten. 
• Winwinlening: Via de Winwinlening u startkapitaal lenen bij familie of vrienden lenen en krijgen zij een fiscaal voordeel in de plaats. In het geval dat terugbetalen onmogelijk wordt, kan de investeerder een deel van het kapitaal eenmalig via de overheid recupereren.
• KMO-cofinanciering: De KMO-cofinanciering helpt je bij de start of groei van je onderneming of van je zelfstandige activiteit.
• Brussels waarborgfonds voor overheidswaarborg: Het Brussels Waarborgfonds versoepelt de toegang tot bankkredieten voor Brusselse kmo’s door een aanvullende overheidswaarborg aan te bieden.

Bepaal het juridische statuut dat het best bij uw activiteit past naargelang van uw persoonlijke situatie (natuurlijke persoon of vennootschap). Uw boekhouder of fiscalist kan u hierbij adviseren.

Zelfs wanneer u als natuurlijke persoon een activiteit begint, moet u een professionele bankrekening openen die duidelijk van uw persoonlijke rekening onderscheiden is. Dat zal uw boekhouding transparanter maken. 

Vraag bij de Kruispuntbank voor ondernemingen (kortweg KBO) uw ondernemingsnummer aan en activeer uw btw-nummer. Dat kan u gemakkelijk zelf doen bij een ondernemingsloket naar keuze, of u kan het overlaten aan uw boekhouder. Nadat u alle gegevens van uw onderneming bij de KBO hebt aangegeven, vraagt u online uw btw-identificatie aan. De Algemene Administratie van de Fiscaliteit kan dan uw ondernemingsnummer activeren.

Vergeet ook niet andere vergunningen in orde te brengen die nodig zijn voor het uitoefenen van uw activiteit, zoals bijvoorbeeld de vergunning bij Sabam / Afsca als u uw klanten wil verwennen met een aangenaam muziekje.

• Sluit u aan bij een Sociaal Verzekeringsfonds
  
  Elke zelfstandige moet sociale bijdragen storten aan een Sociaal Verzekeringsfonds (die ze doorstort aan de overheid). U geniet dan sociale rechten (zoals de loontrekkenden). Meer informatie vindt u in het artikel “Welke sociale bijdragen betaal ik als zelfstandige”. Voor de keuze van een sociaal verzekeringsfonds, hebt u de vrije keuze uit de lijst van Sociaal verzekeringsfondsen. Als u personeel hebt, moet u zich verplicht door een sociaal secretariaat laten bijstaan.
  
  
• Meld de wijziging van uw statuut aan uw ziekenfonds
  
  Het ziekenfonds werkt met verschillende stelsels voor de verschillende professionele statuten. Om correct gedekt te blijven, moet u onmiddellijk uw nieuwe statuut als zelfstandige melden. Dit kan via een daarvoor voorzien formulier op hun website.

Uiteraard wil u uw zaak, uzelf en uw medewerkers beschermen tegen onvoorziene tegenslagen. Als zelfstandige kan u immers niet terugvallen op de uitgebreide bescherming van iemand in loondienst. Wordt u ziek of krijgt u een ongeval, dan moet u zelf een vangnet voorzien. Dat geldt ook voor uw pensioen. Het voordeel is dan weer wel dat u in sommige gevallen aardig kan besparen op uw belastingen.

Het AXA Business Pack is een eenvoudige en handige online tool die u helpt om uw package van verzekeringen op maat samen te stellen (in functie van uw type activiteit en uw persoonlijke situatie).

Bedenk via welke kanalen u aan marketing zal doen. Enkel via sociale media of maakt u een website aan? Hoe zorgt u dat de zoekmachines u bovenaan de lijst tonen? Of zet u vooral in op lokale reclame?

Bang voor onbetaalde facturen? Er bestaan specifieke diensten die u deze last uit handen nemen en uw geld in uw plaats recupereren.

Vergeet ook uw eigen welzijn niet. Zelfs als u weinig tijd heeft, is een consultatie bij arts of psycholoog soms prioritair. Wist u trouwens dat medische consultaties en psychologische bijstand voortaan ook online kunnen gebeuren?