Hebt u al een plan B?
Door een zware storm wordt het dak van het rusthuis weggerukt, de bovenste verdieping staat onder water. Naast de wederopbouw dringt een verhuis zich op.
Dat leidt onvermijdelijk tot extra kosten. Zijn deze opgenomen in het verzekeringscontract? En hoe organiseert u zich? U kunt de betrokken bewoners onderbrengen in een andere vleugel, voor zover er genoeg ruimte is. Maar hoe langer de herstellingswerken aanslepen, hoe meer u te maken krijgt met frustraties en ontevredenheid en de kwaliteit van de dienstverlening kan hieronder lijden.
Dhr. Benoît Spruytte is expert en manager in het expertisebureau Simon, Spruytte & C°, een bureau dat al meer dan 55 jaar erkenning van verzekeraars geniet. "Misschien bent u zich al bewust van dit type risico en hebt u zich intern al georganiseerd om in het geval van een groot schadegeval zoals een brand, storm, waterschade ... een welbepaalde procedure te volgen? Omdat het moeilijk is om de activiteit voort te zetten zonder gebouw, hebt u misschien al een verantwoordelijke aangesteld die de dingen in handen kan nemen om dit soort noodgevallen aan te pakken, zowel intern als extern (coördinatie- of architectenbureau, ...)? Vaak komt het er in noodgevallen op aan om zo snel mogelijk extra beschermingsmaatregelen te nemen, zoals bijvoorbeeld de verhuis van de bewoners van de ene naar de andere afdeling, het leggen van een dekzeil of het afvoeren van het water ...". Maar valt het inschakelen van dit team wel onder de kosten die in uw verzekeringscontract zijn opgenomen?
Maak een raming van alle mogelijke kosten
Naast de verwachte vergoedingen, die in uw verzekeringscontract bepaald zijn, zijn er immers nog bijkomende kosten die moeten worden geraamd. Sommige posten kunnen verzekerd worden, andere niet. Hier volgen enkele punten om rekening mee te houden in uw kostenraming.
- Kijk na of de huidige indeling van de lokalen nog in overeenstemming is met de geldende regelgeving. Misschien zijn er extra kosten voor de herinrichting van het gebouw nodig om het beschadigde gebouw weer in gebruik te nemen. Of moet de verwarmingsketel, die niet meer aan de normen voldoet, worden vervangen door een condensatieketel. Wanneer dit gezien wordt als een verbetering is dit niet door uw verzekeringscontract gedekt.
- Al deze verbeteringen, die al dan niet opgelegd zijn door reglementaire verplichtingen (isolatie van het dak, de muren, driedubbel glas ...), kunnen op het ogenblik van de renovatie dus een onverwachte extra kost betekenen. Sommige zullen, afhankelijk van de verzekerde dekkingen, gedekt zijn door uw verzekeringscontract. Voor andere is er een specifiek budget nodig wanneer ze hier niet in kunnen worden opgenomen.
- Houd ook rekening met de gebruiksderving van onroerend goed waarbij het equivalent van de huur u wordt uitgekeerd om tijdens de wederopbouw een andere ruimte te betrekken.
- Denk aan de kosten voor de verhuis van het administratieve personeel, de bewoners van het beschadigde rusthuis…
- De verplaatsingskosten van de teams, zoals de organisatie van een dagelijkse pendeldienst.
- Het verlies van informaticagegevens, vormt vaak een bron van hoge extra kosten (opzoekingskosten, kosten voor de recuperatie van de gegevens, interventie van technici uit het buitenland...).
- Daarnaast zijn er ook opruimingskosten, kosten voor het verleggen van telefoonlijnen, verplaatsen van installaties, overbrengen van apparatuur van de ene plaats naar de andere.
- De persoonlijke spullen van uw medewerkers of van de bewoners.
- Het loon van uw medewerkers indien u tijdens de wederopbouw maar een beperkte activiteit kunt uitoefenen.
Voor rusthuizen is het verlies moeilijk te berekenen. "De wetgeving rond subsidies van homes is niet gemakkelijk te begrijpen: naargelang het aantal en type bedden en kamers variëren de subsidies. Soms moet een accountant worden ingeschakeld en zal de berekening niet altijd in overeenstemming zijn met de voorwaarden van de verzekeringspolis. Op welke inkomsten zult u nog kunnen rekenen tijdens de renovatie, aan welke onverwachte uitgaven zult u blootgesteld worden? Vragen waar u beter vooraf al over nagedacht hebt. Het is essentieel om dezelfde kwaliteit van dienstverlening te garanderen onder moeilijke omstandigheden. Naast de financiële overwegingen moet hier immers ook het menselijke aspect worden bekeken", gaat de expert verder.
Extra kosten. Nog enkele bedenkingen…
Naast de noodzaak om een inventarisatie te maken van de extra kosten waaraan u zou kunnen worden blootgesteld na een schadegeval, is het belangrijk om uzelf een aantal vragen te stellen:
- Hebben we de waarde van onze gebouwen, ons meubilair, uitrustingen en waardevolle voorwerpen geactualiseerd? De verzekerde bedragen zijn soms verrassend lager of hoger dan wat we zouden denken.
- Het risico op verlies van informaticagegevens wijst op het belang om regelmatig een back-up te maken. Geen enkele verzekeraar kan een verlies van niet-recupereerbare gegevens dekken. Werden de procedures toegepast? Belangrijk om na te gaan is of de gegevens op dagelijkse basis bijgehouden worden door een externe partner gespecialiseerd in online veiligheid.
- Hebben we rekening gehouden met de duur van de wederopbouw? Uiteraard zal de expert rekening houden met de termijn die nodig is om de vergunningen te verkrijgen voor de wederopbouw. "Indien er voor de werkzaamheden verschillende verbeteringen nodig zijn in het kader van een nieuwe wetgeving en/of indien er verschillende aanbestedingsprocedures moeten worden opgestart om de werken tot een goed einde te brengen, zal de periode voor vergoeding van de extra kosten navenant moeten worden verlengd. Wordt er in uw verzekeringscontract rekening gehouden met die extra termijn?", voegt de expert toe.
- Hebben we eraan gedacht om onze verzekeraar op de hoogte te brengen voor de start van de werkzaamheden, zelfs voor kleinere renovatieprojecten? Benoît Spruytte: "bij de vervanging van een deel van de leidingen kan het vergeten vastzetten van een leiding snel gebeuren, waardoor het hele gebouw onder water staat... Verhaal uitoefenen tegen de aansprakelijke partij is niet noodzakelijk een gewonnen zaak. Uw brandverzekeraar wordt niet geacht tegemoet te komen indien hij niet tijdig op de hoogte werd gebracht. Dat kan misschien leiden tot extra kosten (bijpremie) maar het voorkomt wel onnodige discussies op het ogenblik van het schadegeval."
- Benoît Spruytte: "We worden vaak geconfronteerd met een inadequate opslag van archieven. Soms gaat het om de wedersamenstelling van belangrijke gegevens. Een overstroming in de kelders van een school leidt tot de verdwijning van de rapporten en examens van de leerlingen. Ook al weten we dat het risico klein is dat de Vlaamse gemeenschap tot een verificatie zal overgaan, het blijft een vervelende situatie. Het is daarom belangrijk een lijst te maken van documenten die u absoluut niet mag verliezen, zoals de geschiedenis van de gemeente of patiëntendossiers die nog niet geïnformatiseerd zijn ...".
Kortom, veel onverwachte situaties kunnen voorkomen worden door op voorhand na te denken over een plan B. Betrek uw verzekeraar hierin: hij zal u kunnen adviseren in degelijke situaties.