De gemeentebesturen worden heel vaak aangesproken door diverse verenigingen om een vergunning te verkrijgen voor het gebruik van de openbare ruimte. Of het nu gaat om een festival, een rommelmarkt, een jogging of een kermis, het is essentieel om de manifestatie te verzekeren om onaangename verrassingen te vermijden. Een overzicht van waaraan u moet denken!
De aanvraag formaliseren
De meeste organisatoren zijn zich niet altijd bewust van de implicaties van de manifestatie die ze op het getouw willen zetten. Hierna volgt een niet-limitatieve lijst van de vragen die men zich terecht zou kunnen stellen:
- Is er een ordedienst vereist?
- Is er preventief een ambulance vereist?
- Hoeveel volk wordt er verwacht?
- Heeft de manifestatie een politiek karakter?
- Vertegenwoordigt de manifestatie een potentieel doelwit voor een terroristische aanslag?
- Moet de openbare ruimte afgesloten worden?
- Moeten de buurtbewoners gewaarschuwd worden?
- Moet er materiaal geleend of gehuurd worden?
Om de verlangens van de organisator optimaal te kaderen naargelang van wat wettelijk mogelijk is, verplichten veel besturen voortaan iedere potentiële organisator om een formulier in te vullen waarop alle praktische aangelegenheden vermeld zijn. Eens dit document ingevuld is en bij de originele aanvraag is gevoegd, kunnen de brandweer- en politiekorpsen in voorkomend geval een advies geven. Daarna is het aan het gemeentebestuur om de gevraagde vergunning al dan niet toe te kennen.
Op dit formulier, dat eigen is aan iedere gemeente, komt het luik van de verzekeringen aan bod. Iedere aanvrager kan verplicht worden om een overeenkomst BA Organisator af te sluiten. De vergunning wordt dan enkel toegekend op vertoon van een exemplaar van deze overeenkomst.
Maar ook
De BA Organisator van de manifestatie volstaat niet om het gemeentebestuur volledig vrij te stellen.
Het gemeentebestuur moet immers waken over de correcte planning van het evenement naargelang van de beschikbaarheden van het politiekorps, de ambulancedienst of de brandweer in voorkomend geval, en kan aansprakelijk worden gesteld ten aanzien van derden. In dat opzicht kan de gemeente een beroep doen op haar eigen Algemene BA-verzekering en moet ze zich er vooraf van vergewissen dat deze dit type van evenement weldegelijk dekt. .
Tot slot moet er ook overleg plaatsvinden tussen de verschillende leveranciers (catering, tenten, vuurwerk, bewakingsfirma, seingevers bij een loop- of fietstocht, enz.) om ieders verantwoordelijkheden te bepalen en iedereen te informeren over de specifieke reglementen die inherent zijn aan iedere manifestatie.
En de verzekeringen?
Naast de BA van de organisator en die van het gemeentebestuur die een dekking voor de toevertrouwde goederen, voedselvergiftiging of buurtproblemen kan voorzien, bestaat ook een Objectieve BA-verzekering die verplicht is voor de inrichtingen die gewoonlijk toegankelijk zijn voor het publiek.
Als de gemeente beslist om iedere deelnemer te verzekeren voor lichamelijke schade die hij/zij heeft geleden op het evenement, is ook een Individuele Ongevallenverzekering mogelijk. De gemeente gaat er gewoonlijk van uit dat de deelnemers hun eigen verantwoordelijkheid dragen ten aanzien van derden en zich verzekeren via hun verzekering BA Privéleven.
Ten aanzien van het materiaal, de tenten, lichtbruggen, kermisstands, eetstands, enz. die tot de gemeente behoren of door die laatste verhuurd worden, moet ook nagegaan worden of deze gedekt zijn. Er moet vooraf worden nagegaan of dit weldegelijk het geval is en of er eventueel een tijdelijke verzekering moet worden afgesloten.
Interesseert deze problematiek u en wenst u een afspraak voor een volledige check-up? Contacteer ons via mail op het adres public.sector@axa.be. Wij nemen zo snel mogelijk contact op met u.