Als je een event organiseert, is anticiperen op risico’s de beste garantie voor een zorgeloos verloop. Door de juiste verzekeringen af te sluiten ben je als eventorganisator beschermd tegen de financiële gevolgen van een schadegeval. Hieronder vind je de dekkingen die je nodig hebt om met voldoende gemoedsrust te kunnen focussen op de essentie: het succes van jouw evenement.
Of het nu sportief is of niet, of het nu om een minivoetbaltoernooi, een loopwedstrijd of een rommelmarkt gaat, de organisatie van een event is altijd een spannend avontuur. Maar tussen het beheer van deelnemers en bezoekers, de ontvangst van het publiek en de coördinatie van vrijwilligers blijft veiligheid de hoeksteen van het succes.
Welke verzekeringen beschermen je aansprakelijkheid als eventorganisator?
1. De burgerlijke aansprakelijkheid van de organisator: de onmisbare basis
Zodra je een grotere groep mensen of sporters samenbrengt, kan je in België aansprakelijk worden gesteld als er sprake is van schade aan derden (toeschouwers, omwonenden of deelnemers). De burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering voor organisatoren dekt de financiële gevolgen van bijvoorbeeld een logistieke fout, nalatigheid bij de inrichting van het terrein, voedselvergiftiging tijdens een barbecue, een reclamebord dat op een toeschouwer valt, …
De dekking van de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering voor organisatoren is de basisbescherming die slachtoffers een schadevergoeding biedt in geval van een fout van de organisator. Als er dus een ongeval gebeurt als gevolg van defect materiaal of onvoldoende bewegwijzering, dan is het de aansprakelijkheidsverzekering van de organisator die de schadevergoeding aan de slachtoffers op zich neemt. Men moet er zich wel van bewust zijn dat de organisator altijd een zorgvuldigheidsplicht heeft.
Deze burgerlijke aansprakelijkheidsdekking kan worden aangevuld met een rechtsbijstand om met name de strafrechtelijke verdediging van de organisator te dekken.
Goed om te weten: in België sluiten de meeste organisatoren een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af. Die is overigens vaak verplicht om gemeentelijke vergunningen of de goedkeuring van een federatie te verkrijgen.
2. De bescherming van deelnemers en vrijwilligers
Het succes van een evenement staat of valt met de mensen die erbij betrokken zijn. In België schrijft de wetgeving voor dat er bijzondere aandacht moet worden besteed aan degenen die de evenementen doen leven:
- De deelnemers: de organisator kan een individuele ongevallenverzekering afsluiten, afhankelijk van het soort activiteiten. Deze verzekering garandeert een snelle schadevergoeding voor lichamelijk letsel, zonder dat er langdurige discussies ontstaan over de aansprakelijkheid.
- De vrijwilligers: in België schrijft de wet op het vrijwilligerswerk een specifieke bescherming voor. Het is verplicht om de mensen die jou helpen (tenten opzetten, meewerken in de bar, scheidsrechteren, …) tegen burgerlijke aansprakelijkheid te verzekeren. Om ervoor te zorgen dat ze volledig verzekerd zijn, wordt ook sterk aangeraden vrijwilligers te verzekeren tegen ongevallen.
3. Beveiliging van infrastructuur en apparatuur
Naast het menselijke aspect brengt de organisatie van een evenement vaak een aanzienlijke financiële en materiële investering met zich mee (geluidsinstallatie, infrastructuur, apparatuur). De bescherming van deze middelen is essentieel om de toekomst van je organisatiestructuur niet in gevaar te brengen in geval van tegenslag.
Een dekking voor ‘gehuurde goederen’ is bijzonder waardevol om diefstal, vandalisme of onopzettelijke schade aan het door jou gehuurde materiaal te voorkomen.
Een goede voorbereiding is essentieel voor een geslaagd evenement
Om te voorkomen dat het plezier verandert in een menselijke, financiële en administratieve nachtmerrie, ligt de sleutel voor een geslaagd evenement in het evenwicht tussen een feestelijke ambiance en een veilige omgeving. In België is het verzekeringslandschap goed gestructureerd: zodra de burgerlijke aansprakelijkheid en de bescherming van vrijwilligers geregeld zijn, kan de organisator zich concentreren op de essentie, met name de activiteit zelf en de belevenis van de deelnemers.
De contracten nakijken vóór de grote dag blijft de beste reflex om een logistieke uitdaging om te zetten in een succeservaring voor iedereen, zonder bang te hoeven zijn voor onvoorziene omstandigheden.
