Ho ho ho: nuttige tips voor uw kerstfeest of nieuwjaarsreceptie

Een magisch personeelsfeest in het thema van winterwonderland? Achter de schermen wordt er in de maanden december en januari volop gewerkt aan een onvergetelijke avond, tot in het kleinste detail. Onze tips zorgen voor een vlekkeloze organisatie en maximale veiligheid.

Een eindejaarsfeest in alle veiligheid

Een sfeervolle locatie, lichtjes, vallende sneeuwvlokken, kerstbomen en een zachte blauwe gloed. De organisatoren van het personeelsfeest streven naar een avond vol plezier, waar iedereen lacht en straalt. Om uw team mee te nemen in een betoverend wintertafereel heeft u een strakke organisatie nodig op het vlak van doorstroming, veiligheid, logistiek en de terugrit naar huis. Want de magie van Kerstmis komt niet uit de lucht vallen – elk detail telt.

Twee belangrijke ingrediënten: preventie en voorbereiding

Behalve D-day zelf is er ook een vóór en een na. Dat vraagt anticiperen, coördineren en communiceren. Een must voor iedereen die (extern of intern) professioneel bezig is met evenementen en preventie en zich bewust is van de verschillende risico's.

Ook al vindt het feest plaats op de werkplek, er zijn altijd reglementen die gevolgd moeten worden. Er moet daarnaast rekening gehouden worden met:

• de toegang tot de gebouwen op andere tijdstippen onder andere omstandigheden
• de aanwezigheid van externe leveranciers en gasten die normaal niet vaak ter plaatse komen
• alcoholgebruik
• het gebruik van elektrische toestellen en barbecues
• …

Better safe than sorry

Hieronder bezorgen we u een checklist om het werk van de organisator van het evenement en zijn preventieadviseur te vergemakkelijken:

• Toegankelijkheid: beperk de perimeter van de lokalen die gebruikt worden voor het evenement, sluit de andere ruimtes
• Veiligheid:
  • Check op voorhand dat de beveiligingssystemen operationeel zijn en de brandblussers zichtbaar zijn
  • Zorg ervoor dat er zich geen brandbare materialen bevinden in de perimeter van het feest of aan de ingang
  • Handhaaf het rookverbod in het gebouw en zorg voor brandveilige asbakken in de rokersruimte
  • Controleer de elektrische installaties, bijvoorbeeld de stroomgenerator, en plaats de koel- en vrieswagen buiten de ontvangstruimte
  • Hou vuurspektakels buiten (vuurspuwers, jongleurs met fakkels ...)
  • Denk tot slot ook aan de voedselveiligheid
• Verbied bepaalde zaken, zoals:
  • Vuurwerk, kaarsen, verplaatsbare verwarmingstoestellen, warmtekanonnen, vuurkorven, ontvlambare vloeistoffen, … Met de nodige waakzaamheid kan u buiten wel BBQ's toelaten.
    Zorg voor blusmiddelen en water. Hou kerstbomen en -versiering op een veilige afstand van alle warmtebronnen
• Ontruiming: zorg voor minstens twee ontruimingspaden voor het publiek, die vrijgemaakt en aangegeven zijn
• Blijf waakzaam, ook na het feest:
  • Doof verlichting en lichtdecoratie
  • Zet de verwarming uit
  • Maak asbakken leeg in emmers water
  • Sluit de toegang tot de gebouwen, de tent en de plaats van de organisatie
• Anti-alcoholbeleid. Wijs er als werkgever al op in de uitnodiging, zodat het personeel zich verantwoord gedraagt:
  • Zorg voor alcoholtests ter plaatse
  • Vermeld het begin- en einduur van het evenement zodat de deelnemers hun vertrek kunnen plannen
  • Moedig verantwoord transport aan na een avondje feesten: BOB, openbaar vervoer, taxi, …

Een personeelsfeest op het werk of op locatie: u blijft verantwoordelijk

Om ervoor te zorgen dat het een memorabele avond wordt, concentreren we ons op alles wat de pret zou kunnen bederven, zelfs op de terugweg. De rechtspraak is duidelijk: wanneer de werknemer deelneemt aan een personeelsfeest dat zijn werkgever betaalt en organiseert, blijft hij onder zijn gezag of toezicht, zelfs als zijn aanwezigheid geen verplichting is, maar een morele 'druk'.

De werkgever kan op verschillende vlakken aansprakelijk worden gesteld:

• De tijdelijke bouwwerken die voor het evenement zijn ingericht, zijn onstabiel
• Een gladde dansvloer door condensatie
• De weersomstandigheden op de weg zijn slecht: regenbuien, ijzel, sneeuw, …
• Het decibelniveau is te hoog en kan gehoorschade aanrichten
• Een werknemer in staat van dronkenschap raakt onderweg naar huis betrokken bij een verkeersongeval
• ...

Arbeidsongeval tijdens het feest

Een ongeval tijdens een personeelsfeest dat alle elementen bevat van een arbeidsongeval, wordt wel degelijk als arbeidsongeval beschouwd.

Een wettelijke verplichting: de objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing

• controleer of de uitbater een verzekering objectieve aansprakelijkheid heeft afgesloten, wanneer u een ruimte huurt voor een evenement
• ook wanneer u eigen ruimtes gebruikt of die tijdelijk verhuurt aan derden, moet u een verzekering objectieve aansprakelijkheid afsluiten.

De wet van 30 juli 1979 wil gebruikers van voor het publiek toegankelijke ruimtes beschermen bij brand of ontploffing, en verplicht de uitbater om zijn burgerrechtelijke aansprakelijkheid te verzekeren, los van elke vastgestelde fout.

Wil u nog meer weten over objectieve aansprakelijkheid? Lees dan ook ons artikel Objectieve aansprakelijkheid, gericht op slachtoffers.